POGETTAZIONE INTERVENTI ARCHIVISTICI

 

Gestione di archivi correnti e di deposito, ordinamento e inventariazione di archivi storici:

 

La gestione dei documenti nell'archivio corrente consiste nell'attività di produzione/acquisizione dei documenti, nella loro corretta organizzazione, tenuta e utilizzo, nella loro selezione (identificazione dei documenti destinati alla conservazione permanente).

La gestione della documentazione degli archivi di deposito si riferisce alle attività di trasferimento della documentazione non più indispensabile alla trattazione degli affari correnti, nell'organizzazione dei depositi, nella consultazione e nella selezione.

L'intervento di riordino degli archivi storici, pubblici e privati, consiste nella necessità di compiere un'analisi dell'archivio al fine di identificarne le caratteristiche e di ottenere una visione completa del patrimonio documentale per il raggiungimento dell'obiettivo finale che è quello della corretta conservazione delle fonti destinate all'uso pubblico.

Le fasi di un intervento di riordinamento sono rappresentate dallo smistamento delle unità archivistiche in nuclei omogenei, dalla schedatura delle singole unità archivistiche e loro analisi al fine di di formulare ipotesi di riordinamento della documentazione, senza spostare inizialmente i documenti, dal riordinamento fisico delle unità all'interno della serie, dall'inventariazione, ossia la produzione di mezzi di corredo che consentano il recupero della documentazione riordinata.

Il forte sviluppo di tecnologie informatiche, sia per la descrizione che per l'inventariazione degli archivi nel rispetto degli standard descrittivi internazionali (ISAD(G) ed ISAAR(CPF)), garantisce ottimizzazione ed efficienza;

 

Progettazione piani di classificazione (titolari):

 

I piani di classificazione sono indispensabili per guidare l'ordinamento dei documenti prodotti o ricevuti nel corso dell'attività di un soggetto produttore, secondo uno schema logico e razionale che rappresenta i compiti e le funzioni svolti dall'ente;

 

Redazione di piani di conservazione e proposte di scarto:

 

Il piano di conservazione è uno strumento che permette di stabilire lo smaltimento di quei documenti considerati irrilevanti dal punto di vista amministrativo, la protezione dei documenti utili per il loro valore giuridico o storico, la formalizzazione del trasferimento di responsabilità, la riduzione delle spese per attrezzature e locali, la soddisfazione della trasparenza amministrativa e la dimostrazione dell'assolvimento di obblighi legali connessi alla conservazione;

 

Realizzazione del manuale di gestione:

 

Esplicitamente previsto dalla normativa vigente è uno strumento essenziale per la corrette formazione e gestione di un archivio corrente ; è un insieme di norme e procedure che definiscono in maniera univoca le modalità complessive di gestione dei documenti ;

 

Studi di fattibilità: analisi e gestione dei flussi documentali:

 

Un progetto per la gestione dei documenti si articola in due momenti: quello del disegno del modello e quello della sua realizzazione informatica; il disegno del modello deve tener conto del rilevamento del contesto organizzativo e del censimento dei procedimenti amministrativi, della ridefinizione del titolario di archivio, dell'organizzazione dei documenti, dell'elaborazione di un piano di archiviazione in modo da poter realizzare un modello di gestione dei documenti che assicuri efficienza dell'azione amministrativa, coerentemente ai principi dell'archivistica;

 

Consulenza sulla gestione informatica dei documenti e protocollo informatico:

 

La gestione informatica dei documenti consente alle amministrazioni pubbliche ed alle aziende private di raggiungere obiettivi di efficienza ed efficacia nelle attività di catalogazione ed archiviazione della documentazione; essa consiste nell'accessibilità diretta per via informatica ai documenti e affinché ciò sia possibile questi devono essere in formato elettronico. La funzione base consiste nella "smaterializzazione" tramite scansione dei documenti cartacei a cui si intende fornire accesso diretto per via informatica. La gestione informatica dei documenti si avvale dei seguenti processi: registratura/segnatura, classificazione, scansione del documento in formato immagine.

Il protocollo informatico identifica una procedura burocratica, che, con un significato più ampio, include tutta una serie di finalità che ne fanno il perno del sistema documentale di un ente; quindi nella normativa italiana per protocollo informatico non si intende solo l'operazione di registrazione e il suo registro ma anche le operazioni di produzione, trasmissione, tenuta, classificazione gestione e conservazione dei documenti senza distinguere tra attività e strumenti.

 

Implementazione dei sistemi informatici di gestione archivistica;

 

Spolveratura, inscatolamento, ricollocazione del materiale documentario;

 

Consulenza per la scelta degli arredi in funzione della progettazione ottimale degli spazi e dell'adeguamento alle norme di legge:

 

Redazione di un piano in cui siano indicate le dimensioni dei locali occorrenti per l'archivio corrente, l'archivio di deposito e l'archivio storico, indicazione delle scaffalature idonee per la sistemazione del materiale cartaceo, stesura dello schema di collocazione dei fascicoli nei locali di archivio ed infine le misure di sicurezza da adottare per la conservazione ottimale dei documenti.